CRM per strutture ricettive: perché è importante e come sceglierlo

Se gestisci una casa vacanze, un hotel o un bed and breakfast, sai bene quanto sia essenziale offrire un’esperienza indimenticabile ai tuoi ospiti. 

Tuttavia, mantenere alti gli standard di servizio e soprattutto spingere chi ha già scelto la tua struttura a tornare in vacanza da te può non essere semplice.

Qui entra in gioco un sistema CRM (Customer Relationship Management), una soluzione che può fare la differenza per il successo della tua struttura.

CRM è l’acronimo di Customer Relationship Management. Si tratta di un software essenziale per ogni struttura ricettiva che vuole ridurre i costi e incrementare la redditività attraverso il consolidamento della fedeltà dei propri utenti. Scopriamo subito insieme di cosa si tratta.

1. Perché un CRM è importante per le strutture ricettive?

2. Come scegliere il CRM giusto per la tua struttura?

3. Cosa fare una volta scelto il CRM?

1) Perché un CRM è importante per le strutture ricettive?

Un CRM non è solo un software per la gestione dei contatti, ma uno strumento strategico che ti permette di migliorare ogni aspetto della gestione della tua struttura. 

Il CRM, infatti, tiene traccia dei clienti attuali e potenziali, fornendo informazioni essenziali sullo storico delle comunicazioni e delle prenotazioni eventuali. 

Questo permette a tutto il team della struttura ricettiva (dal front office al team di vendita) di gestire al meglio la relazione con l’ospite e di mantenerla anche successivamente alla sua prenotazione. 

Ecco perché è importante e dovresti utilizzarlo:

• Centralizzazione dei dati: Un CRM ti consente di raccogliere tutte le informazioni dei tuoi clienti in un unico posto, come prenotazioni, preferenze personali e interazioni passate. Questo ti permette di avere una visione completa dei tuoi ospiti e di offrire un servizio altamente personalizzato.
• Migliore comunicazione con i clienti: Grazie a un CRM, puoi gestire e automatizzare le comunicazioni via email e messaggi, inviare offerte promozionali mirate e fornire aggiornamenti in tempo reale. In questo modo, non solo risparmi tempo, ma aumenti la fidelizzazione del cliente.
• Ottimizzazione della gestione delle prenotazioni: Puoi integrare il CRM con il tuo sistema di gestione delle prenotazioni, garantendo un flusso di lavoro efficiente e riducendo il rischio di overbooking o doppie prenotazioni. 
• Miglioramento dell’esperienza degli ospiti: Un CRM ti permette di raccogliere feedback, analizzare il comportamento degli ospiti e agire di conseguenza. Ad esempio, se un ospite ha già soggiornato da te e preferisce una stanza vista mare, il sistema lo memorizzerà e potrai offrirgli esattamente ciò che desidera e targettizzare le informazioni che gli indirizzerai.
• Analisi e reportistica: Il CRM ti fornisce report dettagliati su prenotazioni, tassi di occupazione, vendite aggiuntive e molto altro. Questi dati ti aiutano a prendere decisioni informate e migliorare di conseguenza la redditività della tua struttura.

2) Come scegliere il CRM giusto per la tua struttura?

Con così tanti CRM sul mercato, scegliere quello più adatto può sembrare un’impresa difficile. 

Quello che personalmente possiamo consigliarti in tal senso è di chiedere il parere ed il supporto di professionisti che si occupano di comunicazione: sapranno guidarti passo passo nella scelta più idonea, fino alla fase più delicata, cioè l’implementazione del CRM con il gestionale che utilizzi per le prenotazioni.

Se stai pensando di procedere in autonomia nella scelta del CRM, ecco alcuni criteri che ti suggeriamo di considerare nella tua decisione:

• Integrazione con altri software: Assicurati che il CRM si integri facilmente con il tuo sistema di gestione delle prenotazioni, il channel manager e altre piattaforme che utilizzi quotidianamente. Questo ti permetterà di automatizzare molti processi e ridurre al minimo il lavoro manuale.
• Facilità d’uso: Un buon CRM deve essere intuitivo e facile da usare, sia per te che per il tuo staff. Un’interfaccia user-friendly riduce i tempi di formazione e ti consente di sfruttare appieno le potenzialità del sistema.
• Implementazione delle automazioni di marketing: Scegli un CRM che ti permetta di automatizzare le campagne di marketing, come l’invio di email personalizzate o messaggi promozionali. Questo è essenziale per mantenere una comunicazione costante e rilevante con i tuoi ospiti, migliorando così il tasso di ritorno. Per scoprire come migliorare le tue comunicazioni, puoi scegliere di affidarti ad un’agenzia per ottimizzare la tua strategia di marketing.
• Gestione dei feedback e delle recensioni: Un’altra funzionalità importante è la possibilità di gestire e monitorare i feedback degli ospiti. In questo modo potrai intervenire tempestivamente per risolvere eventuali criticità e migliorare la tua reputazione online.
• Sicurezza dei dati: Poiché raccoglierai molte informazioni sensibili sui tuoi ospiti, è fondamentale che il CRM garantisca la massima sicurezza e rispetti le normative sulla protezione dei dati.
• Supporto clienti e formazione: Opta per un fornitore di CRM che offra un eccellente supporto tecnico e sessioni di formazione. In questo modo, potrai contare su un team di esperti pronto ad assisterti in caso di problemi e massimizzare l’efficacia del software.

3) Cosa fare una volta scelto il CRM?

Scegliere il CRM giusto può sembrare una sfida, ma la vera sfida inizia con il suo setup e il collegamento con il tuo gestionale!

Per fortuna puoi scegliere di affidarti a dei professionisti, per evitare di incorrere in qualche errore: con il supporto di un’agenzia specializzata nelle strutture turistiche come Virpleo, non dovrai farlo da sol*. Offriamo servizi su misura per aiutarti a integrare e gestire al meglio il tuo CRM, garantendo un’esperienza ottimale sia per te che per i tuoi ospiti.

Vuoi scoprire come ottimizzare la gestione delle prenotazioni o migliorare la tua strategia di marketing? Contattaci subito e insieme troveremo la soluzione perfetta per la tua struttura ricettiva.

Investire in un CRM per la tua struttura ricettiva significa migliorare l’efficienza operativa, aumentare la soddisfazione dei clienti e, in ultima analisi, far crescere il tuo business. Scegliendo la piattaforma giusta e implementandola correttamente, potrai godere di tutti i vantaggi di una gestione più snella e strategica.